Pomoc i dokumentacja

Wszystko, czego potrzebujesz aby w pełni korzystać z FakturaAlert.

Tematy

Nie znalazłeś odpowiedzi?

Napisz do nas

Pierwsze kroki

Rejestracja i logowanie

Rejestracja jest bezpłatna i zajmuje mniej niż minutę:

1
Kliknij Zarejestruj się w prawym górnym rogu i podaj imię, adres e-mail oraz hasło.
2
Potwierdź adres e-mail klikając w link w wiadomości weryfikacyjnej.
3
Zaloguj się i dodaj pierwszą firmę (NIP + token lub certyfikat).
Po zalogowaniu możesz od razu skonfigurować weryfikację dwuetapową (2FA) — jest opcjonalna, ale silnie zalecana dla bezpieczeństwa danych firmowych.

Dashboard prezentuje kompleksowy przegląd faktur ze wszystkich Twoich firm:

Widgety informacyjne:

  • Ostatnia nowa faktura — data, sprzedawca, kwota i czas otrzymania ostatniej faktury.
  • Ostatnie sprawdzenie KSeF — kiedy ostatnio sprawdzono faktury w którąkolwiek z firm.

Statystyki i wykresy:

  • Nowe faktury — liczba nieodczytanych faktur i ich łączna kwota brutto.
  • Okresowe statystyki — dzień, tydzień, miesiąc, rok (z możliwością przełączania między datą wystawienia a datą sprzedaży).
  • Wskaźniki wzrostu — procentowy wzrost/spadek w porównaniu do poprzedniego okresu (m/m, y/y).
  • Wykresy czasowe — wartości faktur z ostatnich 30 dni i 12 miesięcy (liczba i kwoty).
  • Top 10 sprzedawców — ranking dostawców wg łącznej kwoty wydanej (ostatni rok).
  • Podział na kategorie — wykres kolorowy pokazujący wydatki wg przypisanych kategorii.
  • Koszty vs Przychody — porównanie faktur kosztowych i przychodowych w czasie (jeśli włączone).
  • Ostatnie faktury — 10 najnowszych z linkami do podglądu.
Jeśli w górnym pasku widać ikonę dzwonka z liczbą — masz nowe, nieprzeczytane faktury. Dashboard agreguje dane ze wszystkich firm, do których masz dostęp (własne + udostępnione).

Dodawanie i konfiguracja firmy

Autoryzacja przez nadane uprawnienia (Grant) — zalecane

Grant to najprostsza i najbezpieczniejsza metoda autoryzacji. Nie musisz udostępniać swojego tokena ani certyfikatu — wystarczy nadać uprawnienia serwisowi w portalu KSeF.

Jak to działa:
1
Nadaj uprawnienia — Wchodzisz na portal KSeF i nadajesz serwisowi uprawnienia do przeglądania faktur Twojej firmy.
2
Dodaj firmę — W FakturaAlert wybierasz metodę Grant i podajesz swój NIP.
3
Gotowe! — System automatycznie pobiera Twoje faktury używając certyfikatu serwisowego.
Instrukcja nadania uprawnień w KSeF:
  1. Wejdź na https://mcu.mf.gov.pl/web/login
  2. Zaloguj się przez Profil Zaufany
  3. Kliknij zakładkę UPRAWNIENIA
  4. Kliknij NADAJ UPRAWNIENIA
  5. W rodzaju uprawnień wybierz: PODMIOTOWI DO WYSTAWIANIA I PRZEGLĄDANIA FAKTUR
  6. Wpisz dane serwisu (NIP wyświetlany w formularzu dodawania firmy)
  7. W zakresie uprawnień zaznacz: PRZEGLĄDANIE FAKTUR (bez prawa do dalszego przekazywania)
  8. Kliknij NADAJ UPRAWNIENIA
  9. Poczekaj na potwierdzenie: "ZAKOŃCZONO POMYŚLNIE"
Bezpieczne: Nie przekazujesz wrażliwych danych (tokena, certyfikatu). Masz pełną kontrolę — możesz cofnąć uprawnienia w każdej chwili w portalu KSeF.
Proste: Nie musisz generować tokena ani posiadać certyfikatu kwalifikowanego.
Ważne: Najpierw nadaj uprawnienia w portalu KSeF, dopiero potem dodaj firmę w systemie!

Token API to alternatywny sposób autoryzacji. Aby go uzyskać:

1
Zaloguj się do portalu KSeF (ksef.mf.gov.pl) za pomocą e-podpisu lub profilu zaufanego.
2
Przejdź do ustawień konta → Tokeny uprawnień → wygeneruj nowy token z uprawnieniem odczytu faktur zakupowych.
3
Skopiuj token i wklej go w FakturaAlert przy dodawaniu firmy (pole Token KSeF).
Token jest szyfrowany i przechowywany bezpiecznie — nigdy nie jest widoczny po zapisaniu.
Token jest powiązany z konkretnym podmiotem (NIP). Upewnij się, że token wygenerowałeś dla właściwej firmy.

Certyfikat kwalifikowany (EC lub RSA) pozwala na autoryzację bez konieczności generowania tokenu w portalu KSeF.

  • Wybierz metodę Certyfikat przy dodawaniu firmy.
  • Wgraj plik certyfikatu (.pem lub .cer), klucz prywatny (.pem / .key) oraz opcjonalnie hasło do klucza.
  • Aplikacja obsługuje certyfikaty EC (ecdsa-sha256) i RSA (rsa-sha256).
Pliki certyfikatu są szyfrowane (AES-256) i nie są nigdzie przesyłane poza sesją autoryzacyjną z KSeF.
Klucz prywatny jest zapisywany do pliku tymczasowego wyłącznie na czas podpisania żądania (kilkaset milisekund) i natychmiast usuwany.
  • Środowisko Produkcyjne (prod) — pobiera faktury z docelowego systemu KSeF Ministerstwa Finansów.
  • Środowisko Testowe (test) — do testów integracji, używa testowego systemu KSeF. Faktury z tego środowiska są oznaczone jako testowe.
  • Aktywna / Nieaktywna — nieaktywne firmy są pomijane podczas automatycznego sprawdzania. Przydatne gdy firma jest chwilowo niedostępna.
  • Adresy e-mail powiadomień — lista adresów (rozdzielone przecinkami) na które trafiają powiadomienia dla tej firmy. Jeśli puste — powiadomienie idzie do właściciela konta.

Faktury są pobierane automatycznie co godzinę dla wszystkich aktywnych firm.

Jeśli chcesz sprawdzić bez czekania:

  • Przejdź do Firmy w menu bocznym.
  • Kliknij Sprawdź teraz przy wybranej firmie.
  • Zadanie trafia do kolejki — spinner przy firmie oznacza, że jest w toku. Strona odświeża się automatycznie co 5 sekund.

System zespołów i współdzielenie firm

Zapraszanie członków zespołu

Udostępnianie firm członkom zespołu pozwala na współpracę wielu osób przy jednej firmie bez dzielenia się danymi dostępowymi.

1
Przejdź do Firmy, wybierz firmę i kliknij Zespół.
2
Kliknij Zaproś członka i podaj adres e-mail osoby, którą chcesz zaprosić.
3
Wybierz poziom uprawnień: Podgląd (odczyt faktur, sprawdzanie KSeF) lub Edycja (pełne zarządzanie firmą).
4
Opcjonalnie ustaw datę wygaśnięcia dostępu — po tej dacie członek automatycznie straci dostęp.
5
Kliknij Wyślij zaproszenie — na podany adres zostanie wysłany e-mail z linkiem aktywacyjnym.
Zaproszony użytkownik musi mieć już konto w FakturaAlert. Jeśli nie ma — musi się najpierw zarejestrować.

Podgląd (view) — członek może:

  • Przeglądać listę faktur i szczegóły faktur
  • Ręcznie sprawdzać KSeF (przycisk "Sprawdź teraz")
  • Konfigurować własne alerty dla tej firmy
  • Eksportować faktury (CSV, XLSX, JPK_FA, PDF)
  • Zarządzać własnymi powiadomieniami email dla tej firmy

Edycja (edit) — członek ma wszystkie uprawnienia Podglądu plus dodatkowo:

  • Edytować dane firmy (token, certyfikat, adresy e-mail)
  • Zarządzać adnotacjami faktur (kategorie, komentarze, rozliczenie)
  • Synchronizować pozycje faktur z XML
  • Aktywować/dezaktywować firmę
Tylko właściciel firmy może: zapraszać/usuwać członków zespołu, zmieniać ich uprawnienia, przenosić własność firmy i usuwać firmę.

Kategorie należą zawsze do właściciela firmy. Członkowie zespołu widzą i mogą przypisywać kategorie właściciela do faktur i pozycji (jeśli mają uprawnienie Edycja).

Kategorie własne członka zespołu nie są widoczne dla innych — każdy użytkownik ma osobny zestaw kategorii dla własnych firm.

Jeśli jesteś właścicielem firmy z zespołem, zdefiniuj kategorie tak, by pasowały do wspólnej struktury księgowej — ułatwi to pracę całemu zespołowi.

Jako właściciel firmy możesz w każdej chwili:

  • Zmienić uprawnienia członka (z Podgląd na Edycja lub odwrotnie) — kliknij przycisk przy członku i wybierz nowy poziom.
  • Usunąć członka — kliknij przycisk Usuń przy wybranym członku. Członek natychmiast traci dostęp do firmy i jej faktur.
  • Przedłużyć/skrócić dostęp — edytuj datę wygaśnięcia przy członku.

Członek zespołu może w każdej chwili sam zrezygnować z dostępu klikając Opuść zespół w widoku zespołu firmy.

Faktury (kosztowe i przychodowe)

Lista faktur — filtrowanie i sortowanie

Aplikacja obsługuje dwa typy faktur z KSeF:

  • Faktury kosztowe (Subject2) — faktury zakupowe wystawione dla Twojej firmy. Pobierane domyślnie dla wszystkich firm.
  • Faktury przychodowe (Subject1) — faktury sprzedażowe wystawione przez Twoją firmę. Pobierane tylko gdy włączysz opcję w ustawieniach firmy.

Obie listy faktur pozwalają przeglądać i filtrować pobrane faktury.

Dostępne filtry:

  • Status — Nowe (nieprzeczytane), Powiadomione, Przetworzone.
  • Firma — zawęź do jednej firmy z listy.
  • Szukaj — po numerze faktury, nazwie lub NIP kontrahenta.
  • Data wystawienia — zakres Od / Do. Przyciski skrótów: Ten miesiąc, Poprzedni miesiąc, Ten rok.

Sortowanie: Kliknij nagłówek kolumny (numer, kontrahent, netto, brutto, data). Ponowne kliknięcie odwraca kierunek sortowania.

Faktury oznaczone jako "Nowe" zmieniają status na "Przetworzona" automatycznie po pierwszym otwarciu podglądu. Obie zakładki (kosztowe i przychodowe) są dostępne w menu bocznym.

Faktury przychodowe (sprzedażowe) są domyślnie wyłączone i nie są pobierane. Aby je włączyć:

1
Przejdź do Firmy i wybierz firmę, dla której chcesz włączyć faktury przychodowe.
2
Kliknij Edytuj i zaznacz checkbox "Pobieraj faktury wystawione (Subject1)".
3
Zapisz zmiany — od następnego sprawdzenia KSeF będą pobierane także faktury przychodowe.

Faktury przychodowe wyświetlają się w osobnej zakładce Faktury przychodowe w menu bocznym. Kolumny tabeli są dostosowane: zamiast "Sprzedawca" widoczny jest "Nabywca" (kupujący).

Jeśli włączysz faktury przychodowe, na dashboardzie pojawi się wykres Koszty vs Przychody pokazujący bilans finansowy w czasie.
Limit miesięczny faktur dotyczy sumy kosztowych i przychodowych. Jeśli masz limit 100 faktur/miesiąc i pobierzesz 60 kosztowych + 50 przychodowych, limit zostanie przekroczony o 10 faktur.

Kliknięcie w fakturę otwiera szczegółowy podgląd. Jeśli XML jest dostępny, zobaczysz:

  • Pełne dane sprzedawcy i nabywcy (adres, NIP).
  • Tabelę pozycji faktury z nazwą, ilością, ceną netto, stawką VAT.
  • Podsumowanie VAT według stawek.
  • Kwoty netto / VAT / brutto.
  • Numer KSeF faktury.

Jeśli XML nie został jeszcze pobrany, widoczne są tylko dane z bazy (kwoty, daty, strony). Użyj przycisku Pobierz dane z KSeF aby pobrać pełny XML i wyświetlić pozycje faktury.

Przycisk PDF generuje plik PDF z pełnymi danymi faktury (wymaga wcześniejszego pobrania XML).

Aby szybko oznaczyć wiele faktur naraz:

1
Zaznacz checkbox przy wybranych fakturach na liście (lub zaznacz wszystkie checkboxem w nagłówku tabeli).
2
Na dole ekranu pojawi się belka z przyciskiem Oznacz jako przetworzone.
3
Kliknij przycisk — status zaznaczonych faktur zmieni się na "Przetworzona".

Adnotacje i kategorie

Kategorie — tworzenie i zarządzanie

Kategorie pozwalają grupować faktury i pozycje według własnych oznaczeń (np. "Media", "Transport", "Usługi IT").

  • Przejdź do Kategorie w menu bocznym po zalogowaniu.
  • Dodaj kategorię podając nazwę i wybierając kolor z palety.
  • Kategorie są przypisane do konta — widoczne dla wszystkich Twoich firm.
  • Możesz edytować nazwę/kolor lub usuwać kategorie (usunięcie nie usuwa adnotacji z faktur, tylko odłącza kategorię).

W podglądzie faktury (prawa kolumna) dostępna jest karta Adnotacje faktury:

  • Kategoria — przypisz fakturę do jednej z Twoich kategorii. Wybrana kategoria jest widoczna na liście faktur jako kolorowy znacznik.
  • Komentarz — dowolna notatka tekstowa (do 2000 znaków). Komentarz widoczny jest w podglądzie faktury.
  • Oznacz jako rozliczoną — po zaznaczeniu faktura otrzymuje znacznik rozliczenia (z datą i godziną). Rozliczone wiersze na liście pozycji są przyciemnione dla lepszej czytelności.

Po wypełnieniu kliknij Zapisz adnotacje.

Każda pozycja faktury (wiersz) może mieć indywidualne adnotacje niezależne od adnotacji całej faktury:

1
Upewnij się, że XML faktury został pobrany (kliknij "Pobierz dane z KSeF" jeśli brak).
2
W tabeli pozycji kliknij ikonę (Adnotacje) przy wybranej pozycji — otworzy się modal.
3
Przypisz kategorię, dodaj komentarz lub oznacz pozycję jako rozliczoną. Kliknij Zapisz.
Jeśli przy pozycjach widnieje niebieski pasek "Pozycje załadowane z XML — zsynchronizuj je z bazą", kliknij Synchronizuj pozycje — po tej operacji adnotacje będą dostępne.

System alertów faktur

Czym są alerty faktur?

System alertów to zaawansowana funkcja, która automatycznie monitoruje nowe faktury i wysyła powiadomienia e-mail gdy spełnione są określone warunki.

Dostępne są 3 typy reguł alertów:

  • Próg kwoty (threshold) — alert gdy faktura ma kwotę większą lub równą określonej wartości (np. ≥ 10 000 PLN).
  • Duplikat (duplicate) — alert gdy nowa faktura ma takie same pola jak inna faktura z ostatnich N dni (np. ten sam numer i sprzedawca).
  • Anomalia (anomaly) — alert gdy kwota faktury jest nietypowo wysoka w porównaniu do średniej historycznej (np. 2× wyższa niż średnia z ostatnich faktur od tego sprzedawcy).
Każdy członek zespołu może konfigurować własne reguły alertów dla firm, do których ma dostęp. Alerty są niezależne — możesz mieć inne warunki niż właściciel firmy.
1
Przejdź do Firmy, wybierz firmę i kliknij ikonę dzwonka lub Edytuj → Reguły alertów.
2
Kliknij Dodaj regułę i wybierz typ: Próg kwoty, Duplikat lub Anomalia.
3
Skonfiguruj parametry reguły (patrz szczegóły poniżej).
4
Zapisz — reguła zaczyna działać natychmiast przy kolejnych fakturach.

Możesz mieć wiele reguł jednocześnie. Każda reguła może być włączona/wyłączona niezależnie (przełącznik przy regule).

Parametry konfiguracji:

  • Kwota — minimalna kwota brutto faktury, która wyzwoli alert (np. 10000).
  • Waluta — alert działa tylko dla faktur w tej walucie (np. PLN).
  • Typ faktury (opcjonalnie) — możesz ograniczyć alert tylko do faktur kosztowych lub przychodowych.

Przykład: Alert dla faktur kosztowych ≥ 5000 PLN — otrzymasz e-mail za każdym razem gdy pobierzemy fakturę zakupową o kwocie 5000 zł lub wyższej.

Parametry konfiguracji:

  • Okno czasowe (dni) — ile dni wstecz sprawdzać duplikaty (np. 7 = ostatni tydzień).
  • Porównywane pola — wybierz pola, które muszą się zgadzać aby uznać fakturę za duplikat:
    • invoice_number — numer faktury
    • seller_nip — NIP sprzedawcy
    • buyer_nip — NIP nabywcy
    • gross_amount — kwota brutto

Przykład: Okno 7 dni, pola: invoice_number + seller_nip — jeśli w ciągu ostatnich 7 dni pojawi się faktura o tym samym numerze i NIP sprzedawcy, otrzymasz alert.

Przydatne do wykrywania omyłkowego podwójnego wystawienia faktury lub błędów księgowych.

Parametry konfiguracji:

  • Mnożnik — o ile razy kwota musi być wyższa od średniej (np. 2.0 = dwukrotnie wyższa).
  • Min. historia — minimalna liczba poprzednich faktur od danego sprzedawcy wymagana do obliczenia średniej (np. 3).

Jak działa: Dla każdej nowej faktury obliczana jest średnia kwota z poprzednich faktur od tego samego sprzedawcy (z ostatniego roku). Jeśli nowa faktura jest ≥ średnia × mnożnik, wysyłany jest alert.

Przykład: Mnożnik 2.0, min. historia 3 — jeśli masz 5 faktur od dostawcy X ze średnią 1000 zł i pojawi się faktura na 2500 zł (>2× średniej), otrzymasz alert.

Świetne do wykrywania błędów w fakturach (pomyłka w kwocie, zerowej stawki VAT zamiast właściwej) lub nieoczekiwanie wysokich wydatków.

Gdy reguła alertu zostanie wyzwolona, wysyłane jest powiadomienie e-mail zawierające:

  • Typ alertu i nazwę reguły
  • Szczegóły faktury (numer, sprzedawca/nabywca, kwota)
  • Powód wyzwolenia alertu (np. "Kwota 15000 PLN przekracza próg 10000 PLN")
  • Link do podglądu faktury

Powiadomienia trafiają na adresy e-mail skonfigurowane dla firmy (pole Adresy e-mail powiadomień) lub na Twój adres, jeśli pole jest puste.

Aby otrzymywać alerty, upewnij się, że w Ustawienia → Powiadomienia per-company masz włączoną opcję "Alerty faktur" dla danej firmy.

Powiadomienia email

Rodzaje powiadomień

Aplikacja wysyła 5 typów powiadomień e-mail:

  • Nowa faktura — wysyłane natychmiast po pobraniu każdej nowej faktury z KSeF. Zawiera numer, sprzedawcę, kwotę brutto i link do podglądu.
  • Podsumowanie dzienne — wysyłane codziennie o 7:00. Lista faktur otrzymanych poprzedniego dnia.
  • Podsumowanie tygodniowe — wysyłane w każdy poniedziałek o 7:00. Zestawienie faktur z poprzedniego tygodnia.
  • Błąd KSeF — wysyłane gdy sprawdzenie zakończyło się błędem (np. wygasły token, błąd sieci).
  • Alerty faktur — wysyłane gdy zostanie wyzwolona reguła alertu (patrz sekcja System alertów).
Wszystkie powiadomienia są asynchroniczne — wysyłane w kolejce w tle, nie opóźniają pobierania faktur z KSeF.

Powiadomienia per-company (osobne dla każdej firmy):

Od wersji 1.0.0 możesz konfigurować preferencje powiadomień osobno dla każdej firmy, do której masz dostęp (własne + udostępnione). Przejdź do Ustawienia → Powiadomienia per-company:

  • Zobaczysz listę wszystkich firm z checkboxami dla każdego typu powiadomienia.
  • Włącz/wyłącz powiadomienia niezależnie dla każdej firmy — np. możesz chcieć otrzymywać alerty tylko od firmy A, a podsumowania dzienne tylko od firmy B.
  • Domyślnie wszystkie powiadomienia są wyłączone — musisz je włączyć dla firm, które Cię interesują.

Adresy e-mail:

Adresy docelowe konfiguruje się per firma (w ustawieniach firmy przez właściciela lub członka z uprawnieniem Edycja):

  • Pole Adresy e-mail powiadomień — wpisz jeden lub więcej adresów oddzielonych przecinkami.
  • Jeśli pole jest puste, powiadomienia trafiają na Twój adres e-mail (jeśli masz włączone powiadomienia dla tej firmy).

Historia wysłanych powiadomień jest widoczna w podglądzie każdej faktury (prawa kolumna, karta Powiadomienia) — z datą, adresem i ewentualnym komunikatem błędu.

Każdy członek zespołu konfiguruje własne powiadomienia. Jeśli trzy osoby mają dostęp do firmy X i wszystkie włączą "Nowa faktura", każda z nich dostanie osobny e-mail przy nowej fakturze.

Eksport danych

CSV i XLSX — lista faktur

Przyciski CSV i XLSX na liście faktur eksportują aktualnie przefiltrowane faktury (te same filtry co widok).

Eksportowane kolumny: Firma, NIP, Nr faktury, Sprzedawca, NIP sprzedawcy, Kwota netto, Kwota brutto, Waluta, Data wystawienia, Data otrzymania, Status.

  • CSV — plik tekstowy UTF-8 z separatorem ;, gotowy do importu do Excel / LibreOffice.
  • XLSX — natywny format Excel z automatycznym dopasowaniem szerokości kolumn i pogrubionym nagłówkiem.
Aby wyeksportować faktury z konkretnego miesiąca, ustaw daty w filtrach przed kliknięciem eksportu.

Przycisk JPK_FA generuje plik XML w formacie JPK_FA(3) zgodnym ze strukturą Ministerstwa Finansów.

  • Eksport obejmuje aktualnie przefiltrowane faktury (te same filtry co CSV/XLSX).
  • Zawiera nagłówek z datami, dane podmiotu (NIP, nazwa) i sekcję faktur z polami P_1–P_15.
  • Jest to wersja uproszczona — bez pozycji FaWiersz. Służy do wstępnego raportowania i weryfikacji danych.
Plik JPK_FA wygenerowany przez FakturaAlert jest plikiem pomocniczym. Przed złożeniem do urzędu skarbowego zweryfikuj jego kompletność z doradcą podatkowym.

W podglądzie faktury kliknij przycisk PDF aby pobrać plik PDF.

  • PDF zawiera pełne dane faktury: strony, pozycje, stawki VAT, kwoty i numer KSeF.
  • Generowanie PDF wymaga, by XML faktury był wcześniej pobrany z KSeF.
  • Dostępna jest też funkcja Drukuj bezpośrednio z przeglądarki (bez generowania PDF).

Bezpieczeństwo i weryfikacja 2FA

Szyfrowanie danych wrażliwych

Wszystkie wrażliwe dane są szyfrowane symetrycznie algorytmem AES-256-CBC przy użyciu klucza aplikacyjnego:

  • NIP firmy
  • Token API KSeF
  • Certyfikat, klucz prywatny i hasło do certyfikatu

Dane w tej formie są bezużyteczne bez klucza aplikacyjnego przechowywanego na serwerze — nigdy nie trafiają do Twojej przeglądarki w postaci otwartej.

Dane nigdy nie są udostępniane osobom trzecim. Komunikacja z KSeF odbywa się bezpośrednio z serwera aplikacji, wyłącznie przez HTTPS.

2FA (TOTP — Time-based One-Time Password) dodaje dodatkową warstwę ochrony logowania:

1
Po zalogowaniu przejdź do Menu użytkownika → Weryfikacja 2FA.
2
Zeskanuj kod QR aplikacją Google Authenticator, Authy lub inną obsługującą TOTP.
3
Wpisz jednorazowy kod z aplikacji aby potwierdzić aktywację.

Od tej chwili przy każdym logowaniu wymagany będzie 6-cyfrowy kod z aplikacji.

Zapisz lub wydrukuj kody zapasowe po aktywacji 2FA — umożliwiają odzyskanie konta gdy stracisz dostęp do aplikacji authenticator.

RODO i prywatność danych

Eksport Twoich danych (Art. 20 RODO)

Zgodnie z Art. 20 RODO (prawo do przenoszenia danych) możesz w każdej chwili pobrać pełną kopię swoich danych z FakturaAlert.

1
Zaloguj się i przejdź do Menu użytkownika → Konto → Eksport danych.
2
Kliknij Pobierz archiwum danych.
3
Zostanie wygenerowane archiwum ZIP zawierające pliki JSON ze wszystkimi Twoimi danymi.

Zawartość archiwum:

  • user.json — dane konta (imię, nazwisko, email, telefon, zgody marketingowe)
  • companies.json — lista firm (nazwy, NIP*, środowiska, daty ostatniego sprawdzenia)
  • invoices.json — wszystkie faktury z metadanymi i kwotami
  • categories.json — kategorie zdefiniowane przez Ciebie
  • alert_rules.json — reguły alertów
  • invitations.json — historia zaproszeń do zespołów
Dane wrażliwe (NIP, tokeny, certyfikaty) są zamaskowane w eksporcie ze względów bezpieczeństwa — eksport nie zawiera pełnych wartości zaszyfrowanych pól.

Zgodnie z Art. 17 RODO (prawo do bycia zapomnianym) możesz w każdej chwili trwale usunąć swoje konto i wszystkie powiązane dane.

Jak usunąć konto:

1
Zaloguj się i przejdź do Menu użytkownika → Konto → Usunięcie konta.
2
Przeczytaj uważnie ostrzeżenia — operacja jest nieodwracalna.
3
Wpisz swoje hasło dla potwierdzenia i kliknij Trwale usuń konto.

Co zostanie usunięte:

  • Twoje konto użytkownika i dane osobowe
  • Wszystkie firmy, których jesteś jedynym właścicielem (bez członków zespołu)
  • Wszystkie faktury należące do Twoich usuniętych firm
  • Twoje kategorie, komentarze, adnotacje
  • Reguły alertów, zaproszenia, logi powiadomień

Co NIE zostanie usunięte:

  • Firmy, które mają innych członków zespołu — w takim przypadku własność firmy zostanie automatycznie przeniesiona na pierwszego aktywnego członka zespołu. Ty zostaniesz usunięty z zespołu.
  • Faktury należące do firm z innymi członkami — pozostaną dostępne dla zespołu.
UWAGA: Operacja jest natychmiastowa i nieodwracalna. Zalecamy wcześniejsze pobranie eksportu danych. Po usunięciu konta nie będzie możliwe odzyskanie żadnych danych.

Żądanie usunięcia jest logowane w tabeli data_subject_requests dla celów audytu RODO (bez przechowywania danych osobowych).

Pełna Polityka prywatności i Regulamin są dostępne w stopce strony.

Zgoda marketingowa:

  • Podczas rejestracji możesz wyrazić zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych (opcjonalne).
  • Zgodę możesz wycofać w każdej chwili w Ustawienia → Powiadomienia — zmiana checkboxa "Zgoda na kontakt marketingowy".
  • Wycofanie zgody nie wpływa na działanie aplikacji — dotyczy wyłącznie wiadomości reklamowych.

Przechowywanie danych:

  • Dane osobowe i firmowe są przechowywane tak długo, jak konto jest aktywne.
  • Logi systemowe (błędy, żądania RODO) przechowywane zgodnie z wymogami prawnymi (do 5 lat).
  • Kopie zapasowe są usuwane według harmonogramu rotacji (30 dni).
Pytania dotyczące przetwarzania danych możesz kierować na formularz kontaktowy lub bezpośrednio na adres podany w Polityce prywatności.

Najczęstsze pytania

Możliwe przyczyny:

  • Firma jest nieaktywna — sprawdź ustawienia i włącz.
  • Token lub certyfikat jest nieprawidłowy — edytuj firmę i zaktualizuj dane autoryzacyjne.
  • W KSeF nie ma jeszcze żadnych faktur zakupowych dla tego NIP — sprawdź bezpośrednio w portalu ksef.mf.gov.pl.
  • Sprawdzenie jest w kolejce — jeśli kliknąłeś "Sprawdź teraz", poczekaj aż spinner zniknie.

Jeśli pojawił się błąd — sprawdź powiadomienie e-mail z opisem błędu KSeF lub wejdź w firmę i sprawdź datę ostatniego sprawdzenia.

Nie. PDF generowany przez FakturaAlert jest podglądem pomocniczym stworzonym na podstawie XML pobranego z KSeF. Oficjalnym dokumentem jest faktura w formacie XML przechowywana w KSeF Ministerstwa Finansów. PDF może służyć do celów poglądowych i archiwizacyjnych.

Automatyczne sprawdzanie odbywa się co godzinę dla wszystkich aktywnych firm. Możesz też wywołać sprawdzenie ręcznie przyciskiem Sprawdź teraz przy wybranej firmie — zadanie jest wówczas wykonywane natychmiast (zwykle w ciągu kilku sekund).

Pozycje faktury i adnotacje przy nich wymagają pobranego XML. Sprawdź kolejno:

  • Czy w podglądzie faktury widnieje przycisk Pobierz dane z KSeF? Jeśli tak — kliknij go, aby pobrać XML. Po odświeżeniu strony pozycje powinny się pojawić.
  • Czy widnieje niebieski komunikat "Pozycje załadowane z XML — zsynchronizuj je z bazą"? Kliknij Synchronizuj pozycje.
  • Jeśli faktura jest uproszczona (bez pozycji FaWiersz w XML) — pozycji nie będzie. Możesz adnotować całą fakturę za pomocą karty po prawej stronie.

Przejdź do Firmy → Zespół przy wybranej firmie i kliknij Zaproś członka. Podaj adres e-mail osoby (musi mieć konto w FakturaAlert), wybierz uprawnienia (Podgląd lub Edycja) i wyślij zaproszenie.

Osoba otrzyma e-mail z linkiem aktywacyjnym. Po zaakceptowaniu będzie mogła widzieć faktury i konfigurować własne powiadomienia/alerty dla tej firmy.

Sprawdź kolejno:

  • Czy w Ustawienia → Powiadomienia per-company masz włączone "Nowa faktura" dla danej firmy? (domyślnie wyłączone)
  • Czy w ustawieniach firmy pole Adresy e-mail powiadomień zawiera właściwy adres lub jest puste (fallback na Twój e-mail)?
  • Sprawdź folder SPAM — czasem serwery pocztowe błędnie klasyfikują automatyczne wiadomości.
  • Czy firma jest aktywna i sprawdzanie KSeF działa bez błędów?

Tak! Opcja "Pobieraj faktury wystawione (Subject1)" jest konfigurowana osobno dla każdej firmy w jej ustawieniach. Możesz mieć jedną firmę z włączonymi fakturami przychodowymi, a drugą tylko z kosztowymi.

Tak! Każdy członek zespołu może konfigurować własne reguły alertów niezależnie od innych. Jeśli trzy osoby mają dostęp do firmy i każda ustawi swój alert na próg 5000 zł, wszystkie trzy otrzymają powiadomienie gdy pojawi się faktura ≥5000 zł (pod warunkiem że mają włączone "Alerty faktur" w powiadomieniach per-company).

Skontaktuj się z nami przez formularz kontaktowy. Odpowiadamy zazwyczaj w ciągu jednego dnia roboczego.

Jeśli jesteś zalogowany, możesz skorzystać z formularza kontaktowego dostępnego w Ustawienia → Powiadomienia — Twoje dane (imię, e-mail) zostaną wypełnione automatycznie.